Vem aí o e-Social: O que você precisa saber...

Resumo

O e-Social é um projeto do Governo Federal, um braço do conhecido SPED, que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, contribuintes individuais, estagiários, prestadores de serviços, entre outros, e substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos à relação de trabalho. O Manual de Orientação apresenta como objeto: “informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e, também, de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991”. São três os seus objetivos: viabilizar a garantia dos direitos trabalhistas e previdenciários, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais. O projeto, provavelmente, reduzirá os bilhões de reais em fraudes no seguro desemprego e sonegação de FGTS, impostos federais e recolhimentos previdenciários. Certamente, também, conseguirá aumentar a atenção do governo em relação à qualidade das informações coletadas. Porém, para adaptar-se, as empresas terão de mudar a maneira como tratam esses dados, pois envolve mudança de cultura e de processo, já que com esse sistema a lei deve ser cumprida ao “pé da letra”. Em geral, o e-Social transporta para o ambiente digital obrigações as quais já são cumpridas pelas empresas atualmente. Cerca de 80% das obrigações acessórias serão substituídas pelo e-Social, entre elas: Livro de Registro de Empregado; Folha de Pagamento;Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP);Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);Comunicação de Acidente de Trabalho; Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD);Termo de Rescisão;Formulário do Seguro Desemprego.   Porém, existem novas informações cadastrais sobre empregados que passarão a ser obrigatórias, segundo previsto no layout do e-Social. Um exemplo são os dados sobre se o trabalhador tem casa própria, ou se usou o FGTS. Estima-se que para cada empregado, até 48 eventos deverão ser enviados ao sistema (como admissão, contratos de experiência bem como sua prorrogação, acidentes de trabalho, exames admissionais e periódicos, folha de pagamento, entre outros). As empresas não poderão mais fugir da legislação existente, com situações do tipo: conceder férias fracionadas, retroagir aviso prévio e aviso de férias, admissões retroativas, etc. Dessa maneira, percebe-se que não haverá a possibilidade de dar “jeitinho” em nada, pois há necessidade de repassar em real time as informações para o ambiente Sped. O e-Social também vai permitir que os próprios trabalhadores "fiscalizem" se as empresas estão cumprindo com suas obrigações, como o depósito do FGTS, e tenham mais facilidade na produção de provas para processos trabalhistas. Da mesma maneira, as empresas terão como comprovar de forma mais fácil que estão em dia e não devem nada aos colaboradores. A regra atinge desde pessoas físicas que empregam trabalhadores domésticos a empresas de todas as modalidades e enquadramentos tributários. Pode-se concluir que a abrangência das novas regras é irrestrita. Para atender a nova legislação, haverá um aumento nas atividades e um envolvimento maior por parte das Empresas em geral e de todos os seus setores, pois cada um deve assumir alguns papéis fundamentais. Abaixo, um pequeno “esquema” de como se preparar para o e-Social: Seguir leis e procedimentos trabalhistas, principalmente, com relação a prazos;Destinação de uma pessoa responsável por assuntos de RH (um entrave para as micros e pequenas empresas);Revisar processos internos;Contratação de software de folha de pagamento compatível com o WebServices;Treinamento dos profissionais para manuseio do sistema;Cruzar informações com CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais;Havendo divergências com CNIS, proceder às alterações cadastrais;Ter à disposição informações do empregador e tabelas de rubricas já utilizadas atualmente;Alimentação inicial do Registro de Eventos Trabalhistas (RET). Essas informações não serão transmitidas, somente eventos de vínculos ativos na data de início da vigência do sistema. Com base no exposto, podem-se lançar alguns questionamentos: sua empresa está preparada para cumprir a legislação integralmente, observando os prazos definidos em lei? Todas as informações dos empregados e prestadores de serviço estão atualizadas e registradas na ficha do empregado? Há sistemas de gestão de processos, contratos, segurança do trabalho, etc.? E, mais: Como está a comunicação da empresa entre os setores envolvidos no novo sistema, tais como RH, financeiro, compras, contabilidade e jurídico? Um grande desafio lançado com o e-Social é a mudança de cultura nas empresas e o fim do jeitinho brasileiro para tudo, inclusive, “o de deixar tudo para a última hora”.